Arkivering av bokföring

Bolaget måste arkivera sin bokföring enligt kraven i bokföringslagen under sju år. Det är bolaget – och inte Adderat – som har ansvaret för arkiveringen.

Förr var detta mer logiskt då man hade en fysisk pärm med papper att ställa i källaren. Nu är (nästan) allt digitalt så man tänker inte på det på samma sätt. Men det är samma regler fortfarande. Normalt borde allt vara lugnt när det ligger i molnet. Men om något raderas av misstag, servern kraschar eller annat så blir det stora problem. Bolaget bör därför åtminstone årligen ladda ner allt och spara det.

Vägar till nedladdning

Vi håller på att uppdatera våra internsidor. Under november räknar vi med att det kommer gå att ladda ner årets bokföringsfiler med en knapptryckning från de nya sidorna.

Om ni vill ladda ner filerna nu går det också bra. De finns dels på Fortnox, dels på våra nuvarande internsidor. Nedan är en guide på vilka filer som ska laddas ner och var ni hittar dem.

För att ladda ner filer från Fortnox behövs en licens. Du bör ha inlogg till Adderats internsidor – hör av dig om du inte har det.

Filer som måste laddas ner

Här är en lista på det som normalt utgör räkenskapsinformation. Det kan även vara andra filer, som inte ligger i Fortnox eller hos oss, exempelvis avtal.

• verifikationer
• grundbok
• huvudbok
• resultat- och balansrapporter
• underlag till väsentliga avstämningar
• kontoutdrag och årsbesked från bank
• bokslutsbilagor med specifikationer
• årsbokslut/årsredovisning
• deklaration av skatter, avgifter och moms
• inkomstdeklarationer
• anläggningsregister
• elektroniska filer som t.ex. e-fakturor och bilder
• systemdokumentation samt
• behandlingshistorik.

Arkivera räkenskapsinformation från Fortnox

Det måste manuellt laddas ner ett antal filer från Fortnox.

Rapporter

Från dialogrutan Rapporter kan du ladda ner:

• grundbok
• huvudbok
• resultat- och balansrapporter
• anläggningsregister
• systemdokumentation

Behandlingshistorik

Ladda ner via Behandlingshistorik i menyn som är bolagsnamnet.

Zip-mapp med alla filer/underlag

Alla filer som är kopplade går att ladda ner via Export i menyn som är bolagsnamnet.

• verifikationer (d.v.s. kopplade underlag)
• elektroniska filer som t.ex. e-fakturor och bilder

Kundfakturorna

Kundfakturorna kommer inte med i filexporten ovan. De måste skrivas ut till PDF.

Gå in på fakturasidan. Välj Alla statusar på fakturor och kryssa i översta kryssrutan så markeras alla. Gå sedan ner och välj distributionssätt Utskrift och klicka på Förhandsgranska. Då får du ut en PDF med alla kundfakturor. Det spelar ingen roll om det står "Förhandsgranskning" på fakturorna.

Arkivera räkenskapsinformation från Adderat

På Adderats internsidor stämmer vi av månads-/årsrapporter. Via Snabbmeny (eller Bokslut) och Månadsbokslut hittar du månads-/årsrapporterna. Gå in på den rapport du önskar – troligen den senaste. På fliken Månadsbokslut finns det en PDF-ikon längst upp till vänster. Den öppnar en dialogruta där du kan skriva ut bokslutsbilagorna med underlag (inkl. bank och skattekvittenser):

• underlag till väsentliga avstämningar
• kontoutdrag och årsbesked från bank
• deklaration av skatter, avgifter och moms
• bokslutsbilagor med specifikationer

Inkomstdeklarationen och årsredovisningen

• Inkomstdeklarationer. När vi gjorde inkomstdeklarationen fick du troligen deklarationen per mejl. Kontakta oss om du inte har kvar deklarationen. Du kan även ladda ner den på Skatteverket.
• Årsbokslut/årsredovisning. Du skrev troligen på årsredovisningen digitalt via Visma Sign, och du bör ha fått den påskrivna årsredovisningen per mejl när alla skrivit på, eller en länk där det gick att ladda ner den. Kontakta oss om du inte har kvar årsredovisningen. Du kan även ladda ner den på Allabolag.se eller på Verksamt.se.