Avdragsregler

• Det vi tar upp på avdragssidorna är vanliga regler. Observera dels att sidan inte är fullständig och dels att det är bolags styrelse, inte Adderat, som är ansvariga för att reglerna följs. Vi friskriver oss från fel i texten nedan - kolla med källan innan ni ska göra något med större belopp.
• Alla inköp till bolaget ska ha ett samband med bolagets verksamhet. Ju mer nytta ägaren har av inköpen privat, ju mer tveksamma blir Skatteverket.
• Det är tillåtet att köpa ett dyrare alternativ än vad som egentligen behövs för verksamheten. Exempelvis är det ok att köpa en iPhone istället för en enkel telefon, eller en guldpenna istället för en Bic-penna.
• Det är tillåtet att göra dåliga affärer. Men när ni gör inköpet måste det vara logiskt att det är till gagn för företaget, även om det senare visar sig vara fel.
• Vi är hårda när vi bokför. Det som inte har i bolaget att göra bokar vi på ägarens avräkningskonto.
• I punkterna nedan behövs i flera fall dokumentation. Denna dokumentation måste bifogas när ni lämnar in materialet till oss.
• Vi utgår ifrån att ni har en grundläggande uppfattning om vad som är ok och vad som inte är ok. Normalt gör vi bara rimlighetsbedömningar kompletterat med några stickprov. Om ni vill att vi ska granska allt i detalj så kan vi göra det, men då drar våra kostnader iväg. Likaså är vi tvungna att granska i detalj om vi märker att bolaget har svårt att skilja på vad som hör till verksamheten och vad som är privat.

• "Avdragslexikon företag 2014" tar upp några grundläggande regler.
• Skatteverket » Arbetsgivare » Förmåner.
• Skatteverket » Moms » Faktureringsregler
• Skatteverket » Moms » Moms vid handel med EU-länder. Bör läsas om ni fakturerar till EU-land, eller köper in större varor/tjänster från EU-land.

• De allmänna reglerna är att representation ska ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten, d.v.s det ska gynna bolaget, inte bolagsägaren privat. Exempelvis är det ok med en lunch vid en inledande affärsförhandling. Representationen får inte vara återkommande eller lyxbetonad. Detaljerade regler finns Skatteverkets allmänna råd.
• Det måste finnas dokumentation kring representationen. Där ska det framgå "namn, yrke eller funktion i företaget avseende samtliga personer mot vilka representationen utövas och det eller de företag som de företräder samt syftet med representationen".
• Reglerna kring intern representation har blivit hårdare. Det är numera tydligt att en "arbetslunch" eller en "övertidspizza" inte är avdragsgilla.  Det är tillåtet med "Informationsmöten med personalen" och "Planeringskonferenser (t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik)". Dessa sammankomster måste vara dokumenterade. Av dokumentationen bör framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken/vilka personalgrupper mötet hållits. Läs mer i Skatteverkets ställningstaganden.

• Vid resekostnader måste syftet med resan anges och vem som rest.
• Det gäller även parkeringskvitton. Skriv på kvittot vad det gäller. Det är omöjligt för Skatteverket, eller oss, att kunna se vilka parkeringskvitton som är i tjänsten eller är privata. Skatteverket kommer att anse dem vara privata, och vi kommer därför att boka dem mot ägaren avräkningskonto, d.v.s. som privata uttag.

• Det ska vara minst 6 timmars arbete om dagen jämnt fördelat under resan. Det är alltså tillåtet med visst inslag av nöjen och rekreation.
• Förmånsbeskattning kan aktualiseras om resan sker exempelvis under en helg, till en mycket avlägsen plats eller till ett populärt turistmål.
• Skatteverket gör en samlad bedömning vid granskning. De tittar på olika faktorer, bl.a. syftet med resan, vilken nytta resan kan få för arbetsgivarens verksamhet, val av resmål och studiernas eller konferensens uppläggning.
• Det är alltså viktigt att ha en noggran plan och dokumentation för konferensen om bolaget själv anordnar den.

Tänk på att Skatteverket inte godkänner sommargåvor till anställda. Det är bara julgåvor (och jubileums/minnesgåvor) som är skattefria. Allt annat ses som lön. Till kunder fungerar enklare reklamgåvor av "obetydligt värde". Ska ha direkt anknytning till företagets verksamhet eller vara enklare presentartiklar. Gåvorna ska lämnas till ett större antal personer/kunder för att vara avdragsgilla.

• Julgåvor till anställda: Avdragsgillt upp till 450 kr inkl. moms. Observera att allt blir icke avdragsgillt om det kostar över 450 kr inkl. moms. Presentkort får inte kunna bytas in mot kontanter. Kontanter, checkar etc. ses som lön.
• Julgåvor till kunder: Generellt nej! Tillåtet att lämna över en gåva (max 180 kr exkl. moms) vid t.ex. en affärsförhandling. Även tillåtet med enklare reklamgåvor av "obetydligt värde". Ska ha direkt anknytning till företagets verksamhet eller vara enklare presentartiklar. Gåvorna ska lämnas till ett större antal personer/kunder för att vara avdragsgilla. Tänk på att dyrbarare gåvor kan bedömas som muta.
• Gåvor till ideell verksamhet är icke avdragsgilla.
• Sponsringspaket. Bara den delen som man använder (biljetter etc.) är avdragsgill. Resten räknas som gåva och är icke avdragsgill.
• Julbord anställda: Man får ha två personalfester per år. Avdrag 90 kr/pers för mat och 180 kr/pers för kringkostnader.
• Julbord kunder: Avdrag medges endast om det sker i anslutning till en affärsförhandling. Och då 90 kr/pers.

Huvudregeln kring bilar det är förmånsbeskattning på allt utom användning i "ringa omfattning", d.v.s. max 100 mil och max 10 gånger på ett år. För att undvika förmånsbeskattning på det som körs i tjänsten måste man bevisa detta med en körjournal. Ägare/anställda måste alltså bevisa sin oskuld, inte tvärtom. Observera att det är är dispositionsrätten till en bil som ger förmånsbeskattning. Inte bara när man har en dedikerad s.k. förmånsbil. Det är alltså viktigt att företagsbilar/poolbilar (d.v.s. ingen har dessa som förmånsbilar) har körjournaler noggrant förda. Även för skåpbilar. Det finns rättsfall där skrotfärdiga hantverkarbilar förmånsbeskattats då det varit möjligt för den anställde att disponera bilen privat, och körjournal saknats för kunna motbevisa detta.

1. Om du som ägare/anställda i ett företag har dispositionsrätten till en bil.
2. För att kunna bevisa att anställda/ägare kör 3 000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret, vilket ger nedsättning av förmånsvärdet.
3. Om ägare/anställda har fritt drivmedel i samband med bilförmån. Allt som inte går att bevisa att det är i tjänst beskattas som privat.

• Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade.
• Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt (behövs inte vid privata resor). Observera att det är en mycket viktig punkt.
• Hur många kilometer du kört.
• Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades.
• Vid tankning bör även antal liter bränsle och pris antecknas.
• Mätarställning vid årets början och slut ska noteras.

Har man bilförmån så är det skattefritt/avdragsgillt med reprationer, biltvätt m.m. Även parkering på arbetsplatsen ingår i bilförmånen. Har man privat bil är parkering något som normalt ger förmånsbeskattning.

"När arbetsgivarens elektroniska utrustning med abonnemang mot fast avgift finns utanför ordinarie arbetsplats ska en anställd i regel förmånsbeskattas för möjligheten att använda arbetsgivarens utrustning och abonnemang för privat bruk.
Om det är av väsentlig betydelse för arbetsuppgifternas utförande att en anställd har tillgång till både den elektroniska utrustningen och abonnemanget mot fast avgift utanför ordinarie arbetsplats ska en anställd dock inte beskattas för förmånen att använda utrustningen privat."

• att om det inte är ett fast abonnemang så ska all privat användning förmånsbeskattas.
• att om det är ett privat abonnemang får man inte dra moms eller ta det på företaget. Man får ersättning för de samtal som man markerar i en samtalsspecifikation. Inte abonnemangskostnaden. Oftast är deta alltså bättre att betala ett dyrare företagsabonnmanng än att ha ett privat abonnemang.
• att även själva telefoner/surfplattan/etc ska förmånsbaskattas om det inte är skattefritt.

• Det går endast att dra det momsbelopp som står angivet på kvittot. Står det inget momsbelopp får man inte dra någon moms. OBS! Du får inte räkna ut momsen baklänges. Det kan vara så att bolaget som utfärdat kvittot inte är momsregistrerat och då blir det ingen moms, exempelvis är det vanligt när kommunala parkeringsbolag hanterar parkeringskvitton.
• Utskifter från kontokortmaskiner är inte giltiga kvitton. Det står "Ej kvitto på köp" i röd text på dem. Momsen på dessa utskrifter får inte dras.
• Moms på utländska kvitton får inte dras. Åtminstone inte på vanligt sätt. Man kan ansöka om att få EU-moms återbetald om det är mer än 50 euro från ett land. OBS! Om ni gör mycket utlandsaffärer bör ni sätta er in i reglerna kring utlandsmoms och/eller kontakta Adderat för en genomgång av vad som gäller för er. Läs mer på Skatteverkets momssidor.
• Man får inte dra moms på icke-avdragsgilla kostnader. Framförallt gäller det vid representation där det ofta blir en avdragsgill del och en icks-avddragsgill del. På dessa kvitton får man alltså bara dra momsen på den delen av kvittot som hör till den avddragsgilla delen. Resten av momsen blir en icke-avdragsgill kostnad.
• Man får endast dra halva momsen för kostnader kring leasing och hyra på personbilar. Med personbil menas allt som inte har luftspalt mellan hytt och flak. En inredd skåpbil är alltså en personbil.

Ett EU-direktiv som säger att momsregler inte får inskränka det som gällde när Sverige gick med i EU, gör att Skatteverket kommit med ett ”ställningstagande” om momsavdrag vid representation av lunch, middag eller supé. Det gör att momsavdraget minst dubblas.

Reglerna var krångligare 1995/1996, så hur mycket moms man får dra av beror på om det extern representation (baseras på 300 kr/pers) eller intern representation (baseras på 200 kr/pers) och om det serverats vin&sprit (vilket ger lägre avdrag baserat på 180 kr/pers). Om bolaget haft mycket representation kan det vara värt att begära rättning bakåt i tiden.
Det betyder att momsavdraget höjs, medan den avdragsgilla delen på 90 kr ligger kvar.

Man kan räkna med schabloner eller exakt. På Adderat använder vi oss endast av schablonberäkning då det tar tid att räkna exakt. Vill ni använda exakt beräkning så bifoga en beräkning till kvittot så använder vi det.

Läs mer i Skatteverkets ställningstagande "Beräkning av avdraget för mervärdesskatt på måltidsutgiften vid representation" (131 222275-14/111)

• Det måste stå rätt bolagsnamn på fakturan. Det kan inte stå ägarens namn.
• Det måste stå bolagsnamn på fakturan / kvittot om beloppet är över 4.000 kr inkl. moms (2.000 kr år 2014). Problem vid Ikea-kvitton m.m. Lös genom att be butiken skriva bolagsnamn på kvittot i kassappraten, eller om det inte går att de gör ett skrivet kvitto.

• Även om vi godkänner ett saknat kvitto så är det inte alls säkert att Skatteverket gör det. Det är bolagets styrelse som har ansvar för bokföringen. Inte Adderat.
• Med "enstaka saknat kvitto" menar vi enstaka per år , inte enstaka per månad. Saknas det kvitton varje månad måste rutinerna för kvittohantering ses över i bolaget.
• Det måste finnas någon form av externt bevis, exempelvis kontoutdrag från Visa/EuroCard eller bankkontoutdrag.
• Momsen går inte att dra. Blir alltså en kostnad.
• Det brukar gå att få kvittokopior. Åtminstone på lite större belopp. Kolla i första hand direkt med butiken/leverantören. I andra hand går det att få kvittokopior via kortföretagen, men det kan ta en månad och de tar avgift för det.