Digitalt flöde i bokföringen

Vi håller på att strukturera om våra rutiner mot ett digitalt flöde. Första versionen är igång så om vill man hoppa på det digitala tåget går det utmärkt. Detta kommer göra det enklare för oss att jobba och möjlighet för er att komma åt bokföringen. Hjärtat i flödet är Fortnox och de digitala verktyg som finns där, men vi kompletterar flödet med egna program. Vi har nu släppt nu en första version av vår digitala pärm. Pärmen är startpunkten i flödet. Och från den exporterar vi vidare till Fortnox. Grundtanken med denna pärm är att vi skulle vilja samla alla dokument på ett ställe och i digitalt format. Sedan kommer vi lägga till extra finesser. Nu inledningsvis finns exempelvis möjlighet att attestera leverantörsfakturor och kvitton.

Vi vill betona att det digitala flödet är en möjlighet. Inte ett krav från vår sida. Vill man fortsätta på traditionellt vis med papper så funkar det bra också.

Lämna och hantera material

Det går nu att lämna - och komma åt material - via:

• Mejl in till en egen mejladress hos adderat: exempel@adderat.se (där "exempel" kommer att bytas ut mot ert bolagsnamn). Vi är tacksamma om ni framöver inte mejlar direkt till Fortnox arkivplats utan tar vägen via vår digitala pärm.
• Inloggning till den digitala pärmen. Här kan ni lämna och komma åt era filer.
• Dropbox. Vi kan dela ut pärmen via Dropbox så ni kan lämna och komma åt era filer.
• Det är naturligtvis helt ok att fortsätta lämna in material på papper. Det är då valfritt om vi scannar in det eller låter det vara på papper.

Praktiska funktioner i digitala pärmen

Förutom att man kan titta på filerna i pärmen så finns det ett antal praktiska funktioner:

• Attestering av leverantörsfakturor och kvitton. Det går att godkänna och kommentera filerna. Man kan ha valfritt antal attestanter i attestflödet.
• Alla dokument tolkas, vilket gör att det går att söka i texten. Blir då lätt(are) att hitta fakturan på telefonen från Elgiganten. Sök på "iphone elgiganten".
• Pdf:er kan delas upp i separata pdf:er och kan slås ihop i en pdf.
• Man kan lägga olika statusar på filerna (betald, exporterad etc.). Går då att filtrera på dessa.
• Det går att lämna kommentarer till en fil om det är något vi ska kolla extra på.
• När man fixat klart - och eventuellt attesterat - sina filer kan man skicka över dem till Fortnox med en enkel knapptryckning.

Uppstart och infomöten

Vi kommer att implementera det digitala flödet i lugn och ro. Är man sugen på att börja redan nu så går det utmärkt.

Vi kommer att ha info/utbildningsträffar om digitala flödet och den digitala pärmen. Mejla intresseanmälan till info@adderat.se.