För att starta upp hanteringen hos oss behöver vi en del material, filer och behörigheter. Nedan har vi sammanfattat det vanligaste. Listorna är ganska omfattande. Vi behöver det som står inom varje rubrikområde som vi kommer hjälpa er med. Listorna är skriva för aktiebolag, men motsvarande gäller för andra bolagsformer. Hör av er till er ansvariga konsult med frågor så löser vi det efter hand.
Bokföring
Alla bokföringspärmar för året.
Senaste bokslutspärmen.
Registreringsbevis från Skatteverket. Där står det om bolaget har moms enligt faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden. Påverkar hur vi ska bokföra.
Registreringsbevis från Bolagsverket om ni har ett aktuellt. Annars tar vi ut den infon själva.
Kopia på aktieboken.
Kontoutddrag från bankkonto och skattekontot. (Åtminstone inledningsvis tills vi får tillgång via webben. Vi kan beställa skattekontoutdrag från Skatteverket.)
Om ni använt Vismas programvaror önskar vi få säkerhetskopior från de program ni använt; Administration, Lön, Bokslut, Anläggningsregister, Analys.
Om ni inte använt Visma önskar vi sie4-filer för innevarande år och från föregående år. Sie4-fil är en standardfil som används av alla svenska bokföringsprogram.
Vi behöver en avstämd balansräkning per det datum vi tar över bokföringen. Alltså att om det exempelvis ligger 10.000 kr på konto 1680 "Kortfristiga fordringar" att det specificeras vilka poster som gör att det totalt blir 10.000 kr. Finns inte det kan vi stämma av bokföringen.
Bankkonto - Om Adderat ska göra betalningar
Vi vill behöver få tillgång till ert bankkonto för att kunna göra betalningar. Vi behöver få tillgång för ansvarig konsult plus en backup.
Helst vill vi göra betalningar via fil. Inte lägga in varje betalning för hand på internetbanken. Kräver dock att likviditeten är bra så inte betalningar studsar. Ok?
Ni kan välja om ni vill att vi utför betalningarna direkt, eller om någon på företaget ska dubbelattestera innan betalningen går iväg från internet banken. Er bank bör ha den valmöjligheten.
Bankkonto - Om ni själva gör betalningar
Det är bra om ansvarig konsult kan få läsbehörighet till ert bankkonto. Då är det lättare att snabbt lösa frågor själv.
Observera att vi inte vill ha berörighet att kunna utföra betalningar eller överföringen; endast läsbehörighet till kontoutdrag och bankgiroinsättningar.
Deklarationsombud
Vi behöver vara deklarationsombud på Skatteverket. Då får vi tillgång till skattekontot och kan göra skattedeklartioner på webben.
Det är tre från Adderat som är på blanketten: ansvarig konsult, kontorsansvarig och VD. Detta för att vi ska kunna ha backup och kontroll internt.
Lönehantering
Vi behöver antingen en säkerhetskopia från Visma Lön, eller om annat löneprogram använts följande:
Personalkort. Utförliga inkl. förmånsvärden och jämkningsbeslut. På alla som jobbat i innevarande kalenderår och bokföringsår.
Alla lönebesked för innevarande kalenderår. Minst senaste lönekörningen, men då kan vi behöva ställa frågor i efterhand.
Löneunderlagen till lönerna i innevarande kalenderår.