Checklista inlämning

När ni lämnar in bokföringsmateriel önskar vi att det är ordnat på följande sätt:

• Bankkontoutdrag. Kolla att det finns underlag på alla poster. Skriv på ett A4-papper per post som inte har underlag, exempelvis reglering av ditt avräkningskontot.
• Fakturor, levfakturor, kvitton (uppsatta på A4). Gärna sorterat i datumordning
• Löneunderlag
• Skattekontoutdrag fram tills vi får tillgång.
• Andra skattepapper m.m.

Bokföringslagen tolkas av Bokföringsnämnden (BFN). Nyligen gav BFN ut allmänna rådet (BFNAR 2013:2) om bokföring med tillhörande vägledning. Detta råd tar bland annat upp när bokföring måste ske och vad bolaget själv måste göra även om man anlitar en redovisningsbyrå.

Huvudregeln är att bokföring ska ske "så snart det kan ske", d.v.s. varje dag. Men alternativreglen är att man får senarelägga bokföringen. Hur länge beror på bolagets storlek.

• Omsättning mer än 3 Mkr: Bokföringen får senareläggas till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade.
• Omsättning mindre än 3 Mkr: Bokföringen får senareläggas till 50 dagar efter utgången av det kvartaldå affärshändelsen inträffade. OBS! Gränsen för att ha kvartalsmoms går vid 40 Mkr. Att ett bolag har kvartalsmoms är alltså inte en regel för om man får stämma av kvartalsvis.
• Omsättning mindre än 1 Mkr och max 50 ver som avser max 250 affärshändelser: Bokföringen får senareläggas till 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade. OBS! Det är viktigt att nettoomsättningen är rätt beräknad. Ett företag som hyr ut lägenheter ska ta upp hyresintäkter i nettoomsättningen även om det ligger på konto 3910. Och om ett holdingbolag får utdelning på mer än 1 Mkr så bör man ta med utdelningen i beräkning av omsättning.
• Enskilda firmor med omsättning mindre än 1 Mkr enligt ovan får senareläggas till i samband med inkomstdeklarationen.

För att vi ska kunna ha en lugn arbetsmiljö behöver vi få in material i god tid. Det är inte praktiskt möjlig att alla lämnar in sin bokföring dagen innan momsdeklarationen ska vara inlämnad.

• Ni måste lämna in materialet månadsvis senast den 10:e följande månad. Eller om ni lämnar kvartalsvis vill vi ha materialet den 10:e efter avslutat kvartal.
• Löneunderlag behöver vi 10 arbetsdagar innan utbetalningsdagen, d.v.s. Även det den 10:e i månaden.
• Lämnas inte materialet in i tid kan vi inte garantera att löner, skattedeklarationer och periodiska sammanställningar görs i tid, men vi försöker göra det.
• Är ni väldigt sent ute så kan vi i undantagsfall arbeta på en helg eller kväll. Detta förutsätter dock att vi har någon konsult som har möjlighet att jobba då. Vi debiterar i så fall dubbel taxa.

Bolaget måste själv samla verifikaten/underlagen på ett ordnat sätt (pärm eller plastmapp) i grundbokföringen. Alla underlag kommer alltså att samlas i ungefärlig kronologisk ordning. På Adderat sorterar vi inte verifikaten/underlagen i datumordning om ni inte speciellt har bett oss göra det. Anledningen är att dels tar det tid och dels är det formellt redan fel om det inte är gjort.

Vi återkommer med en mer utförlig mall kring detta senare.

Bokföringen av kontanthantering är speciellt reglerad i BFN:s råd. Några saker att tänka på:

• Endast försäljning i kassarapporten (gemensamma verifikatet). Inte utläggskvitton - dessa måste bokföras separat.
• Det är mycket underlag som ska bifogas kassarapporten: Företaget sammanställer en gemensam verifikation bestående av tömningskvittot (Z-dagrapporten), journalminnet, en sammanställning över betalningarna med kontokort samt de enskilda köpnotorna. Av den gemensamma verifikationen ska fördelningen mellan kontantförsäljning, inklusive försäljning mot måltidskuponger och försäljning mot kontokort framgå.
• Butiker m.fl. som hanterar kontanter får använda deadlines som ovan under förutsättning att det finns ett certifierat kassaregister som registrerar alla händelser. Dock brukar det inte går att registrera uttag av växel och bankning i en kassaapparat. Det går att lösa genom att butiken får föra en manuell kassajournal. Annars måste det bokföras nästa dag.

Vi återkommer med en mer utförlig mall kring detta senare.